Mange firmaer bruger meget tid på at lave lister over årets julekortmodtagere. Hvis opgaven alene er at lave en liste over de kontaktpersoner, der skal have julekort, så kan de normale infotags benyttes. Lav en infotag (f.eks. "Julekort") på kontaktniveau og lad alle medarbejdere sætte denne infotag på de kontakter, der skal have julekort.
Men hvis man vil gøre det lidt mere struktureret - og måske vil have markering af, hvilke medarbejdere, der skal skrive under på et givent julekort - så er der særlig funktionalitet til dette.
Vælg i hovedmenu Marketing/Julekort. Herved åbnes en liste over alle de kontaktpersoner, hvor du står som ejer (kontaktansvarlig). I listen er der for hver kontaktperson en tjek-kolonne, der viser om personen er tilmeldt julekort med dig selv som underskriver. Og der er en knap til at skifte status (tilmelde/afmelde).
Så er det sådan set bare at gå listen igennem og sikre at de rigtige kontaktpersoner er markerede.
Over listen er der flere muligheder:
Kontaktansvarlig: Her kan du vælge kolleger, der måske har ansvar for kontaktpersoner, hvor du også vil skrive under. Hvis du sletter feltet vises kun kontaktpersoner, hvor der ikke er angivet en kontaktansvarlig.
Oprettet siden: Her kan du gøre listen mindre ved f.eks. at vælge en dato fra året før, for på den måde kun at skulle tage stilling til kontaktpersoner, der er oprette siden sidste gang du gennemgik listen.
På vegne af bruger: Her kan du vælge den bruger du vil påsætte som underskriver (eller måske bare tjekke om de allerede har meldt kontaktpersonen til underskrift).
Når listen er gennemgået af alle brugere, kan listens indhold downloades til regneark. I regnearket vises alle adressedata (både firmaadresser og personadresser) og der er en kolonne med en oplistning af de medarbejdere, der skal skrive under. Regnearket kan altså bruges både til fletning og udskrivning af etiketter/konvolutter og til at cirkulere blandt de medarbejdere, der fysisk skal skrive under.
