Som det er beskrevet i punktet Mødeindkaldelser vil et møde i CRM med eksterne deltagere blive overført til Outlook (via Exchange-synkronisering) uden de eksterne deltagere.
Hvis du ønsker at invitere eksterne deltagere med Outlooks mødeindkaldelsesfunktion, kan det gøres på følgende måde:
1.Opret aftalen i CRM med både interne og eksterne deltagere. (De interne deltagere vil lidt senere automatisk blive indkaldt via denne aftale). |
|
2.For at invitere de eksterne deltagere, klikker du på aftalens knap "Invitér". |
|
3.Derved oprettes en aftale i din egen Outlook kalender. Alene med dig og de eksterne deltagere og uden aktivitetens noter. |
|
4.Åbn aftalen i Outlook (der er ikke sendt invitationer endnu) og indsæt tekst og andre detaljer efter behov. |
|
5.Klik på "Send invitationer" i Outlook. |
Mødeaftaler oprettet i Outlook på denne måde bliver ikke synkroniseret tilbage til CRM. Derved undgås det, at der bliver sendt fornyede invitationer uden din viden. Og derved bliver du selv ejer af det videre forløb for sammen med kunden at flytte/bekræfte/aflyse mødet.
Ulempen pt. er at selvom ChannelCRM godt ved at det oprettede møde (med invitationer til eksterne) hænger sammen med en CRM-aktivitet, så holdes disse ikke automatisk i sync. Da du som mødearrangør - i din Outlook kalender - kan se både den eksterne og den interne (CRM) version af aftalen side om side, er det dog relativt nemt at opdage, når du med en ekstern deltager er blevet enig om at flytte mødet. Og ja, så må du selv flytte det i CRM.
Fremgangsmåden er som ovenfor for at sikre 4 ting:
•Der må ikke blive sendt invitationer til eksterne deltagere, hvor jeres interne noter til aktiviteten bliver synlige for de eksterne deltagere.
•Der må ikke blive sendt unødige opdateringer til eksterne deltagere, bare fordi du eller dine kolleger i CRM ændrer på aktivitetens noter eller andre interne relationer.
•Der må kun sendes invitationer til dine eksterne deltagere, når du aktivt bekræfter det og hvor du har mulighed for at ændre.
•Retningslinjer fra Microsoft omkring Best Practises i brugen af Outlook og mødeindkaldelser følges.