Som beskrevet før er sikkerhedsroller en samling af rettigheder, der sammen passer godt til en brugerrolle. Hvis man f.eks. i en virksomhed har 20 sælgere og 3 salgschefer er det effektivt at lave en rolle, der hedder "salg" og en anden (med flere rettigheder), der hedder "salgschef". Dermed skal der ikke for hver af de 23 brugere tages stilling til en lang række adgangsrettigheder. De skal bare have den passende sikkerhedsrolle tilknyttet.
Og hvis sælgere fremover f.eks. skal have lov til at se økonomisystemdata, så er det kun ét sted (i sikkerhedsrollen salg), der skal ændres for at det slår igennem for alle 20 sælgere.
Sikkerhedsroller administrerer du under Menu/Mere/Opsætning/Logons - Fane "SikkerhedsRoller".
Her er rollen "Sales" markeret og du kan med det samme se hvilke brugere, der har denne rolle tilknyttet samt, hvilke rettigheder det indebærer.
Du kan med fanen oprette ny sikkerhedsroller og ændre de eksisterende ved at tilføre flere rettigheder eller fjerne eksisterende.
Datamæssigt slår en ændring igennem med det samme du gemmer. Men nogle brugere (hvis de er på systemet imens) vil opleve at der kan være vist knapper til funktioner, der nu ikke mere har adgang til.
Næste gang brugeren logger på systemet (eller taster F5 fra systemet forside) vil ændringerne også slå igennem til brugerinterfacet,