Hvis ikke du indtil nu har benyttet et godt CRM system, så kan det være lidt af en opgave at få aktuelle og relevante data om dine nuværende kunder og kundeemner ind i dit ny CRM system.
Outlook Discovery er designet til at hjælpe med denne opgave.
Som oftest har du nemlig korresponderet via e-mail til kunder og emner. Og nogle af dem har du måske endda oprettet som kontaktpersoner i Outlook. Outlook Discovery hjælper til at finde disse informationer og med at overføre informationerne til ChannelCRM.
Men: Som du måske har opdaget, kan man skrive næsten hvad som helst i Outlooks felter. Og det er ikke sikkert at du altid har været lige struktureret, når det gælder at udfylde data om dine kontaktpersoner. F.eks. er det vores erfaring, at de fleste springer over, når det gælder at udfylde korrekte firmaadresser. Endsige CVR numre.
Derfor er Outlook Discovery designet til to opgaver:
1.At finde informationer i din Outlook.
2.At lade dig rette og berige informationerne, før de overføres til ChannelCRM.
Læs videre her:
Outlook Discovery er en del af ChannelCRM AddIn for Officepakken. Hvis ikke du allerede har installeret og opsat denne, så se her Office AddIn til Outlook mv.
Du starter Outlook Discovery ved at åbne Outlook og i hovedbåndet vælge fanen ChannelCRM. Heri klikker du på knappen Outlook Discovery.
Første side i Outlook Discovery beskriver kort, hvad formålet er og hvad der skal ske.
(Måske dukker der er dialog op som fortæller at du har gemte data. Det sker hvis du tidligere har været inde i Outlook Discovery og måske allerede har gennemført noget af arbejdet. Hvis du ønsker at fortsætte, hvor du senest slap, så vælger du "Ja" i dialogen.)
Processen fortsætter i 6 trin:
Trin 1: Udpeg mapper i Outlook
Her gælder det om at vælge de mapper i Outlook, der kan indeholde CRM-relevante kontaktpersoner eller e-mails til eller fra personer med CRM-relevans. Outlook Discovery vælger selv to mapper: Standard Kontakter og Standard sendte mails.
Når vi ikke vælger Indbakken er det fordi denne ofte indeholder store mængder e-mails fra firmaer/personer uden CRM-relevans.
Du kan selv vælge/fravælge mapper som du ønsker. Også på tværs af flere mail-konti, hvis du har sådanne.
Vær opmærksom på at det her i dette trin ikke drejer sig om at "fange" alle e-mails, men blot om mindst at fange én e-mail for hver af de personer ude i den virkelige verden, som har relevans i din fremtidige brug af CRM.
Når du har valgt mapper klikker du på Næste.
Trin 2: Scan mapper for Outlook kontakter og e-mail
Nu scannes de valgte mapper for unikke e-mail adresser. Du kan følge med på skærmen og du kan måske allerede nu se at nogle af dine kontakter har ret store mængder af korrespondance med dig. Når scanningen sluttes går Outlook Discovery automatisk videre til næste trin.
Trin 3: Resultat af scanning og berigelse/opslag
Her vises alle de fundne kontakter og e-mail adresser i en liste. Listen er sorteret således at kontakter med mest korrespondance står øverst. Det er sikkert de mest relevante for dig - derfor øverst.
Den øvre halvdel af billedet viser listen. Den nedre halvdel viser detaljerede data for det element listen peger på.
Idéen er nu at du linje for linje gennemgår listen og retter informationerne til, så de passer bedst muligt med virkeligheden. Du har her nogle redskaber:
a.Du kan simpelthen skrive i de tomme felter og korrigere i de felter, hvor der står forkerte data. Vær særlig opmærksom på at telefonnumre virkeligt indeholder telefonnumre.
b.Du kan klikke på CVR-knappen og lave opslag i det danske virksomhedsregister. Umiddelbart søges der efter det domæne, der indgår i kontaktens e-mail adresse, men hvis ikke denne søgning rammer plet, så kan du skrive starten på firmanavnet, telefonnummer eller CVR-nummer. Når du vælger et firma i CVR-opslaget indsættes værdierne automatisk.
c.Hvis flere kontakter i din liste deler e-mail domæne med den kontakt du netop har beriget, vil Outlook Discovery spørge om disse "ekstra" kontakter skal have samme firmainformationer tilknyttet.
d.Fjerne afkrydsningen i "Skal overføres". Du fjerner afkrydsningen for de kontakter, der er uden relevans for CRM. Det gælder sikkert dine private kontakter, men du skal også fjerne markeringen for dig selv og dine kolleger, skulle de optræde i listen. For forklaring se nederst.
e."Drop resten" er en funktion, der markerer resten af listen - fra og med den aktuelle kontakt - til IKKE at overføres. Dette kan være effektivt, hvis du f.eks. vurderer at kontakter med mindre end 3 mails er uden interesse.
Trin 4: Overfør kontakter
Når du er færdig med berigelsen, klikker du på Start overførsel. Mens kontakterne oprettes i ChannelCRM kan du følge med på skærmen. Dem er er overført markeres grønne. Dem der allerede er i CRM i forvejen markeres gule. (Vi ajourfører ikke data for kontakter, der allerede er i din CRM. Her må vi gå ud fra at det er data i CRM, der er mest korrekte.)
Trin 5: Vælg foldere, der indeholder CRM-relevante mails
Nu skal du udpege de foldere, der indeholder e-mails relevante for din CRM. De mail-mapper du pegede på i trin 1 er allerede udpeget, men der skal nok flere til. F.eks. Indbakker.
Du kan også sætte en dato bagud i tid som filter, således at kun e-mails nyere end denne dato betragtes.
Når du har markeret klikker du på Overfør.
Trin 6: Overfør e-mails
Dette trin starter med at lave en liste over alle e-mail i de udpegede foldere, hvor listen er sorteret med nyeste øverst.
Dernæst går selv overførslen i gang (med nyeste først). Alt efter dine datamængde (antal og størrelse på e-mails), kan selve overførslen tage nogen tid. Men du kan følge med undervejs og om nødigt afbryde.
Efter trin 6 er kontakter, firmaer og e-mails oprettet som aktiviteter i ChannelCRM på en måde, så de hænger sammen. Kontakter som ansatte i firmaer. Og e-mail synlige både under de kontakter, der er afsender/modtager og under de firmaer som kontakter er ansatte i.
Din og dine kollegaers e-mail adresser
Det er bedst, hvis du ikke lader Outlook Discovery oprette dig selv og dine kollegaer som kontaktpersoner i ChannelCRM. Årsagen er at ChannelCRM helst skal kunne se tydelig forskel på, hvad der er din virksomhed og så alle andre virksomheder. F.eks. hvis du senere benytter automatiseret e-mail scanning. Her skal softwaren kunne se om en mail er sendt fra en kunde til din virksomhed eller omvendt. Hvis du eller dine kolleger både optræder i CRM som brugere og som kontaktpersoner, kan der opstå tvivl om hvilken rolle, der skal gælde.
Derfor en hovedregel: Opret IKKE dig selv eller dine kolleger som kontaktpersoner i CRM. Det er nok at de optræder som brugere og dermed kan regnes for interne.